La firma del correo electrónico puede desempeñar un papel más importante de lo que crees en tus iniciativas de comunicación. Descubre qué debes incluir en tu firma de correo electrónico con esta guía.
A todos nos pasó: estás terminando un correo electrónico y te das cuenta de que no tienes idea de cómo finalizarlo. ¿Deberías dar las gracias a la persona a la que le escribes, o es más apropiado poner algo sencillo, como “un saludo”?
Esta parte de un correo electrónico se conoce como la firma del correo electrónico, y esa difícil elección de palabras ha dado lugar a un diseño de firma de correo electrónico más avanzado. Hoy en día, muchas empresas terminan cada correo electrónico con una firma grande y detallada, y emplean una plantilla de firma para garantizar la coherencia de la comunicación.
Entonces, ¿por qué son necesarias las firmas de correo electrónico y qué debes poner en la tuya?
En este artículo, analizaremos qué información colocan las personas en las firmas de correo electrónico y por qué son una parte importante del contenido y el diseño del correo electrónico. Si quieres maximizar el ROI de tu campaña de email marketing, esto es lo que necesitas saber sobre qué incluir en una firma de correo electrónico.
¿Qué es una firma de correo electrónico?
Si te estás preguntando cómo configurar un correo electrónico comercial, debes pensar en tu firma de correo electrónico. Una firma de correo electrónico profesional consiste en el texto que se agrega automáticamente al final de cada correo electrónico que envías desde esa cuenta, y que constituye una parte crucial del diseño de tu correo electrónico.
Una firma de correo electrónico suele consistir en tu nombre e información de contacto, como tu número de teléfono, sitio web, ubicación e información adicional.
Si observas ejemplos de firmas de correo electrónico, verás que algunas constan únicamente de un nombre. Luego, otras pueden incluir números de teléfono, nombres de empresas y fotografías. Con tantas variantes, puede que te preguntes cómo crear una firma de correo electrónico eficaz que haga crecer tu marca y aumente las conversiones.
Hay muchas opciones disponibles cuando intentas armar una firma de correo electrónico, así que debes entender cómo darle formato a medida que creas tu lista de correo electrónico. A continuación, encontrarás más información sobre por qué necesitas una firma de correo electrónico profesional y cómo crearla.
Firmas de correo electrónico profesionales frente a personales
En primer lugar, es esencial entender la diferencia entre las firmas de correo electrónico profesionales y personales. Si bien usar una firma profesional en lugar de una personal no es un gran problema, no debes usar tu firma personal en un correo electrónico profesional que envías a clientes.
Muchas personas emplean firmas personales para dar un toque personal a los correos que envían a colegas y familiares. Estas firmas también pueden ayudar a las personas a verificar que les estás enviando un correo electrónico, porque un impostor puede enviar un correo electrónico de texto sin formato. No necesitas necesariamente una firma personal, pero es una idea inteligente en un mundo cada vez más digital.
Las firmas de correo electrónico profesionales difieren de las personales porque están diseñadas específicamente para uso empresarial; son una firma de marca de la empresa. Esto significa que tu firma profesional incluirá normalmente información sobre tu empresa, tu puesto y cualquier otro detalle relevante sobre tu vida profesional.
Una firma adecuada es importante para tu empresa, por lo que debes incluir una firma profesional en cualquier correo electrónico de tu empresa.
Por qué necesitas una firma de correo electrónico profesional
Hay varias razones por las que necesitas tener una firma de correo electrónico comercial. Ten en cuenta que no hay segundas oportunidades para causar una primera impresión, y tu firma podría ser una parte importante de esa impresión. Es por eso que debes considerar el profesionalismo de tu firma al iniciar una cuenta de correo electrónico comercial.
Algunas de las razones por las que debes asegurarte de utilizar las mejores firmas de correo electrónico son:
Genera confianza
Una de las primeras razones por las que necesitas una firma de correo electrónico profesional es que puede ayudarte a generar confianza.
Aunque puedes firmar tu correo electrónico con tu nombre, si incluyes los colores de tu empresa, tus datos de contacto y enlaces a otras cuentas relevantes, contribuirás a generar confianza en el destinatario porque tendrá un aspecto profesional. Incluso podría ser una parte importante de tu estrategia de generación de contactos.
Proporciona información de contacto
También puedes facilitar que se pongan en contacto contigo. Muchas firmas de correo electrónico contienen información esencial, como tu número de teléfono, otras direcciones de correo electrónico e incluso una dirección de trabajo.
Aunque es cierto que debes tener cuidado cuando envíes correos electrónicos a personas que no conoces, puedes facilitar que se pongan en contacto contigo. Incluso podría ayudarte a mejorar la retención de clientes.
Aumenta el conocimiento de la marca
Tener una firma de correo electrónico estable también es importante para el branding. Puede ser una herramienta importante que te ayude a establecer una conexión más fuerte con tu mercado objetivo, así que deberás pensar detenidamente cómo elaborarla.
Puedes incluir una foto tuya, el logotipo de la empresa y un toque personalizado. Estos animan a los destinatarios a interactuar con tu correo electrónico de forma activa, lo que puede ayudarte a ampliar el alcance de tu marca.
Expande tu estrategia de redes sociales
Aunque proporcionar tus datos de contacto es importante, el uso de una firma de correo electrónico también puede ser una parte importante de tu estrategia de marketing multicanal . Por ejemplo, puedes incluir enlaces a tus cuentas de Twitter, LinkedIn o Facebook.
Si tu empresa tiene una fuerte presencia en las redes sociales, puede ser beneficioso incluir un enlace a esa página. Puedes generar más seguidores en las redes sociales, lo que te ayudará a mejorar la eficacia de tu estrategia de marketing digital.
Muestra personalidad
A medida que armas tu email marketing, debes encontrar una manera de humanizar tu empresa. Una de las mejores formas de hacerlo es mostrar tu personalidad. Al crear una firma de correo electrónico profesional y sólida, puedes incluir una gran variedad de imágenes, diseños, tamaños, fuentes y colores.
Todos son componentes de diseño vitales que pueden hacer que destaques entre la multitud. Deberás ser creativo y profesional al mismo tiempo, ya que esto podría ayudarte a generar más clientes potenciales.
Qué incluir en tu firma de correo electrónico
Las firmas de correo electrónico han cambiado mucho a lo largo de los años, pero hay algo que no ha cambiado: la importancia de incluir la información adecuada. Tu firma de correo electrónico debe decir a la gente quién eres, cuál es tu trabajo y cómo pueden ponerse en contacto contigo, pero también debes incluir mucha otra información. Si quieres sacar el máximo partido a tu plantilla de firma de correo electrónico, esto es lo que debe incluir.
Nombre completo
Lo primero que debes incluir en tu plantilla de firma de correo electrónico es tu nombre completo. Tu nombre completo debe ser lo primero que vea la gente cuando mire tu firma, y debe ser fácil de leer.
Si la gente te conoce por otro nombre en el mundo profesional, puedes incluir ese nombre al final de tus correos electrónicos. Esto facilita que las personas descubran rápidamente de quién proviene un correo electrónico y con quién pueden comunicarse si tienen alguna pregunta o comentario.
Siempre debes incluir el nombre completo de la persona que envía el correo electrónico. Por ejemplo, no debes utilizar tu firma si otra persona envía un correo electrónico en nombre de tu empresa; cada empleado o ejecutivo debe tener su propia firma única.
Información sobre tu puesto
Por muy importante que sea tu nombre, sigue sin dar a la gente toda la información que necesita sobre quién le está enviando un correo electrónico. Además de tu nombre completo, debes incluir información detallada sobre el puesto en los detalles de tu firma. Puedes empezar mencionando tu cargo, que indica a las personas si están tratando con un directivo, un empleado o un miembro de RR. HH. También deberías mencionar en qué departamento trabajas, así sabrán cuáles son tus responsabilidades y cómo ponerse en contacto contigo.
Incluir la información del puesto en el pie de página y como parte de tu plantilla de firma de correo electrónico le da a las personas una mejor idea de quién es el remitente, lo cual es importante cuando envías correos electrónicos que representan un negocio. Revela tanta información como te parezca cómodo sobre tu trabajo.
Información de contacto
Tanto si estás respondiendo a una consulta del servicio de atención al cliente como enviando correos electrónicos de marketing, es importante que proporciones a la gente una manera de ponerse en contacto contigo para hacerte llegar sus comentarios o preguntas. Esta es la razón por la que la información de contacto está cerca de la parte superior de la lista con respecto a qué incluir en una firma de correo electrónico.
Luego de decirle a la gente quién eres y cuál es tu puesto, debes proporcionarles información de contacto que puedan emplear para comunicarse contigo.
La información de contacto que pongas en tu firma debe incluir tu número de teléfono laboral y/o personal y el número de teléfono y la dirección de la empresa para la que trabajas.
Enlaces importantes
Proporcionar enlaces en tu firma de correo electrónico hace que a la gente le resulte más fácil pasar a la acción después de leer tus correos.
Usa estos enlaces para dirigir a los lectores a tus cuentas de redes sociales mediante íconos de redes sociales, brinda una manera fácil de acceder a tu sitio web o permite que se comuniquen con tu empresa simplemente haciendo clic en un enlace. Incluso puedes incluir bloques de contenido de social follow en lugar de enlaces a tus cuentas de redes sociales.
El objetivo de estos enlaces es que la gente responda más fácilmente a tus correos electrónicos, ya sea visitando tu sitio web o enviando un correo electrónico a través de tu formulario de contacto. Como mínimo, deberías incluir un enlace al sitio web de tu empresa.
Requisitos legales
Según tu jurisdicción y el tipo de empresa que dirijas, puedes tener la obligación legal de incluir ciertos datos en tu firma de correo electrónico.
En el Reino Unido, debes indicar el nombre de tu empresa, el número de registro de esta y el lugar donde te registraste. También debes incorporar una cláusula de exclusión voluntaria que permita darse de baja de tus correos electrónicos.
Algunos otros detalles legales que quizás quieras agregar a tu firma incluyen exenciones legales, financieras y de seguros. Proteger a tu empresa de la responsabilidad es una parte esencial del email marketing.
CTA
Una buena llamada a la acción puede ser muy eficaz en una campaña de email marketing.
El objetivo aquí es guiar cuidadosamente a los lectores en la dirección correcta, ya sea que quieras que vean tus nuevos productos, compren en tu liquidación o se comuniquen con tu empresa para dar su opinión sobre los productos.
Ten en cuenta que tu llamada a la acción no debe ser demasiado insistente. No debes presionar a los lectores para que actúen; debes informarles de lo que pueden hacer si les interesa tu correo electrónico. Incluir un enlace hace que tu llamada a la acción sea aún más eficaz y más accesible para que los clientes interactúen con ella.
Pronombres
Nunca sabes con quién estás tratando al otro lado de una computadora, por lo que es cortés presentarse brevemente a cualquier persona nueva que puedas conocer.
Incluir tus pronombres en la firma de tu correo electrónico es una parte integral para asegurarte de que la gente sepa cómo dirigirse a ti si te hacen preguntas o te envían comentarios. Puedes hacerlo enumerando los términos con los que prefieres que se dirijan a ti, como “él”, “ella” o “elle”.
Al incluir tus pronombres, evitas que otras personas cometan errores al enviarte un correo electrónico, lo que a su vez ayuda a que las personas se sientan más cómodas al comunicarse contigo.
Redes sociales
Al enviar correos electrónicos, debes pensar detenidamente en el recorrido del cliente. ¿Qué quieres que haga el destinatario a continuación?
Ya sea que envíes correos electrónicos a partners comerciales o clientes, debes incluir botones en los que se pueda hacer clic en tus canales de redes sociales. Necesitas atraer más tráfico a tus cuentas en las redes sociales para aumentar el conocimiento de tu marca.
Si incluyes enlaces a redes sociales o íconos de redes sociales, animas a los destinatarios a aprender más sobre tu empresa, lo que podría ayudarte a ampliar tu presencia en el mercado.
Si quieres que esta estrategia sea efectiva, cerciórate de que el contenido de tu perfil de redes sociales funcione bien con la información de tu firma de correo electrónico. Debes hacer que tus cuentas en las redes sociales muestren la mejor cara de tu empresa.
Foto o logotipo
También puedes incluir una foto o un logotipo en tu firma de correo electrónico. La razón principal para hacerlo es que es una de las mejores formas de captar la atención de alguien. Tu correo electrónico tiene muchas palabras, pero no hay tantas imágenes. Una foto o un logotipo pueden ayudarte a llamar la atención hacia la firma del correo electrónico y a generar confianza con tu público mostrando a la persona o la marca responsable del correo electrónico.
Algunas de las prácticas recomendadas a seguir incluyen:
- Asegúrate de que el texto sea legible en la foto o el logotipo. La imagen tendrá que ser pequeña, así que si hay algún texto, como el nombre de la empresa, asegúrate de que sea legible.
- Procura que la imagen no sea demasiado grande. No debes dejar que comprima el cuerpo del correo electrónico.
- No recargues demasiado la foto o el logotipo. Un exceso de detalles puede distraer al lector, ya que es posible que no sepa dónde mirar.
Aprovecha al máximo la foto o el logotipo que añadas a tu firma de correo electrónico.
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Qué debes evitar en tu firma de correo electrónico
Saber qué omitir en una plantilla de firma de correo electrónico es tan importante como saber qué incluir. Te interesa que tu firma sea legible para todo el mundo, así que no incluyas fuentes personalizadas que algunos dispositivos o clientes de correo electrónico podrían no admitir. También debes evitar incluir información de contacto innecesaria para que tu firma sea breve.
Por muy tentador que resulte llenar los correos electrónicos de gráficos y otros elementos visuales atractivos al usar un editor de firmas de correo electrónico gratuito, eso puede hacer que tus correos electrónicos se carguen lento y se muestren incorrectamente en determinados dispositivos. Evita incluir viñetas, GIF animados y videos en tu firma para asegurarte de que se carga rápidamente y es fácil de leer.
Tu firma de correo electrónico es uno de los principales elementos que utiliza la gente para identificar tus correos electrónicos, por lo que es importante saber qué incluir en una firma de correo electrónico.
Tu firma de correo electrónico debe incluir tu nombre completo, tu información de contacto, tu puesto de trabajo, enlaces importantes, los requisitos legales, una llamada a la acción y tus pronombres. Te conviene incluir una firma detallada, pero sin que se te vaya de las manos.
Si tienes problemas para aprender a utilizar el email marketing, Mailchimp puede ayudarte. Tenemos una gran variedad de excelentes recursos que pueden ayudarte a redactar mejores correos electrónicos, y además ofrecemos herramientas de automatización del correo que pueden ahorrarte tiempo. Prueba Mailchimp y ve lo que un mejor servicio de email marketing puede hacer por tu marca.
Consejos para crear una firma de correo electrónico
Para crear una de las mejores firmas de correo electrónico, considera cuidadosamente qué información incluir. Hay muchas opciones de diseño disponibles, así que ¿cómo asegurarte de que tu firma cumple con tus expectativas? Algunos de los consejos más esenciales a tener en cuenta son:
Utiliza un branding coherente.
Asegúrate de que el branding en la firma del correo electrónico sea coherente. Por ejemplo, la combinación de colores debe ser coherente con la marca de la empresa. Si hay un lema o eslogan, procura que sea el mismo en todos los ámbitos.
Asegúrate de que todos los enlaces funcionan
Si incluyes enlaces en tu firma de correo electrónico, verifica que funcionan. Por ejemplo, puedes incluir un enlace a la página de inicio de la empresa para cerciorarte de que la URL de destino es correcta. \
Si incluyes enlaces a tu cuenta de redes sociales, asegúrate de que funcionan correctamente. Ten en cuenta que las URL pueden cambiar de vez en cuando, por lo que también tendrás que actualizar tu firma de correo electrónico.
Incluye espacios en blanco
Aunque tengas la tentación de incluir toda la información de tu firma de correo electrónico en una zona reducida, incluyendo espacio en blanco, el destinatario puede tener dificultad para leer toda la información si la firma está demasiado comprimida.
Esto hará que tu firma de correo electrónico parezca recargada, y puede que a los destinatarios no les quede claro dónde mirar. Asegúrate de incluir espacios en blanco para facilitar la lectura del texto. Además, recuerda que las firmas se representarán de forma diferente en los principales clientes de correo electrónico.
Por ejemplo, tu firma puede tener un aspecto diferente en Apple Mail, Yahoo Mail y Outlook.
Elige la tipografía cuidadosamente
Debes elegir bien la tipografía de tu firma de correo electrónico. Aunque no tiene que coincidir perfectamente con el cuerpo del correo electrónico, no quieres que la tipografía sea difícil de leer. También debes elegir una tipografía que transmita profesionalismo. Siempre está bien dar rienda suelta a la creatividad, pero no te alejes demasiado de lo que se acepta habitualmente.
Revisa tu información de contacto
Revisa siempre tu información de contacto para asegurarte de que es correcta. Tu número de teléfono, dirección y ubicación de la oficina pueden cambiar de vez en cuando, así que, si es así, no olvides actualizar tu firma de correo electrónico. Si el destinatario se da cuenta de que la información de contacto de tu firma no es exacta, puede perjudicar la imagen de tu empresa y provocar la pérdida de un cliente potencial.
Estos son solo algunos puntos que debes recordar si quieres elaborar una firma de correo electrónico sólida. Con estos consejos, es seguro que conseguirás crear una firma de correo electrónico profesional que funcione bien.
Ejemplos de firmas de correo electrónico
Ahora que ya sabes qué son las firmas de correo electrónico, su importancia y cómo crear una que destaque, veamos algunos ejemplos. A continuación, encontrarás tres ejemplos en los que puedes inspirarte: También puedes descargar las 3 plantillas para tu propio uso.
Plantilla de firma de correo electrónico n.º 1
En el ejemplo de firma de correo electrónico anterior, verás que Michelle incluye como foto un retrato nítido, utiliza mucho espacio en blanco e incorpora enlaces en los que se puede hacer clic a sus redes sociales, como Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn y YouTube.
Plantilla de firma de correo electrónico n.º 2
En el ejemplo de firma de correo electrónico de Eric, los lectores pueden observar fácilmente su cargo como gerente y encontrar su información de contacto, como su número de teléfono, dirección de correo electrónico, sitio web y ubicación. Además, Eric incluye un enlace para conectar con él a través de Zoom, lo que puede ayudar a fomentar las conversiones.
Plantilla de firma de correo electrónico n.º 3
Jon adopta un enfoque diferente en este ejemplo de firma de correo electrónico. Arriba, verás que aparece el logotipo de tu empresa, lo cual ayuda a mejorar el conocimiento de la marca, así como su puesto de asesor financiero, con su información de contacto debajo. Aunque su diseño es sencillo, esta firma de correo electrónico proporciona a los lectores toda la información que necesitan para ponerse en contacto directamente con Jon.
Obtén todo lo que necesitas para tu firma de correo electrónico
La firma del correo electrónico puede desempeñar un papel más importante de lo que crees en tus iniciativas de comunicación. Aprende qué incluir en tu firma de correo electrónico con esta plantilla.
Conclusión: Qué debes saber sobre los formatos de firma de correo electrónico
Tu firma de correo electrónico es uno de los principales elementos que utiliza la gente para identificar tus correos electrónicos, por lo que es importante saber qué incluir. Tu firma de correo electrónico debe incluir tu nombre completo, tu información de contacto, tu puesto de trabajo, enlaces importantes, los requisitos legales, una llamada a la acción y tus pronombres. Te conviene incluir una firma de correo electrónico detallada, pero asegúrate de que no esté demasiado abarrotada.
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