Bibliotheken sind in der Regel mehr als ein Ort, an dem man Bücher und andere Medien ausleihen kann. So finden hier auch kulturelle Veranstaltungen wie Lesungen und Vorträge, aber auch Kurse und Ausstellungen statt. Je nach Größe der Bibliothek kann dieses Angebot sehr komplex sein und es ist wichtig, dieses effektiv zu kommunizieren.
Marketing-Ziele von Bibliotheken
Obwohl Bibliotheken nichts verkaufen, ist es doch wichtig für sie, nachweisen zu können, dass ihre Angebote in Anspruch genommen werden. Wenn Steuergelder knapp werden, kann man durch diesen Nachweis unter Umständen verhindern, dass im Bereich Bibliothek gespart wird, und zwar nicht nur bei den Neuanschaffungen und der Ausstattung, sondern auch bei der Personalplanung.
Vor allem aber dient eine verbesserte Kommunikation dem Service an den Benutzern, die so besser informiert werden und das zu schätzen wissen. Und für die Protagonisten einer Veranstaltung ist es natürlich auch schön, wenn sie gut besucht ist.
Warum sollten Bibliotheken einen E-Mail-Newsletter verschicken?
Es gibt eine Vielzahl von Kanälen, über die Benutzer informiert werden können. Aber: Gedruckte Materialien sind oft recht teuer und Social-Media-Inhalte aller Art werden nur noch von einem Bruchteil der Follower gesehen. Die durchschnittliche Öffnungsrate von E-Mail-Newslettern liegt dagegen bei gemeinnützigen Organisationen, zu denen auch Bibliotheken gerechnet werden können, bei mehr als 40 Prozent.
Das liegt sicher auch daran, dass die Newsletter-Abonnenten explizit die Erlaubnis gegeben haben, auf diesem Wege informiert zu werden. Und wenn ein Newsletter sehr informativ ist, werden sich nicht wenige sogar auf ihn freuen. Bibliotheken wollen ihren Nutzern ja nichts verkaufen, und deshalb werden ihre Newsletter auch nicht als aufdringliche Werbung angesehen.
Welche Inhalte eignen sich für den Newsletter einer Bibliothek?
Ein Newsletter eignet sich hervorragend, auf aktuelle Termine hinzuweisen und damit auch Leute zu erreichen, die in letzter Zeit vielleicht nicht in der Bibliothek waren und dadurch die entsprechenden Aushänge nicht gesehen haben.
Für einen Newsletter eignen sich besonders Hinweise auf
- Veranstaltungen, Kurse und Ausstellungen
- veränderte Öffnungszeiten und Schließtage
- Neuanschaffungen
- saisonbezogene Lesetipps
Aber auch die Vorstellung von Mitarbeitern, ihrem Tätigkeitsfeld innerhalb der Bibliothek und ihren Leseinteressen, könnte ein regelmäßiger Bestandteil des Newsletters sein.
Wie können Bibliotheken Newsletter-Abonnenten gewinnen?
Da ist natürlich zuerst die Website der Bibliothek. Ein Anmeldeformular für den Newsletter sollte gut sichtbar auf der Website angebracht sein und nicht zu viele Felder beinhalten. In der Regel reicht ein Feld für die E-Mail-Adresse, so wie man es auf jeder Seite der Website der Zentral- und Landesbibliothek Berlin sehen kann.
Sollte die Bibliothek einen Blog haben, darf auch hier das Anmeldeformular nicht fehlen.
Zudem sollten alle E-Mails, die von der Bibliothek verschickt werden, einen Hinweis und einen Anmeldelink in der Signatur haben.
Denkbar ist auch, attraktive Aushänge mit QR-Codes gut sichtbar in der Bibliothek anzubringen, die Benutzer dann mit ihrem Handy scannen können und die sie auf eine Webseite bringen, auf der sie ihre E-Mailadresse eingeben können.
Alternativ oder ergänzend dazu könnte die Bibliothek kostenlose Lesezeichen ausgeben, auf denen neben den Öffnungszeiten oder einem Veranstaltungshinweis auch ein QR-Code für die Newsletter-Anmeldung abgebildet ist. Neue Nutzer sollten bereits beim Ausstellen der Leihkarte auf den Newsletter hingewiesen und ihnen eine Karte mit dem QR-Code gegeben werden.
Bibliotheken, die Mailchimp als Newsletter-Plattform nutzen, können einen solchen QR-Code direkt auf der Plattform erstellen.
Auch auf den Social-Media-Kanälen der Bibliothek sollte einmal im Monat auf den Newsletter hingewiesen und freundlich zur Anmeldung aufgefordert werden. Sollte die Bibliothek Videos auf YouTube veröffentlichen, ist es angebracht, einen Hinweis auf den Newsletter in jeder Videobeschreibung zu haben.
Sollten Bibliotheken nach Zielgruppen segmentieren?
Kommerzielle Newsletter nehmen oft eine Zielgruppensegmentierung vor, um die Wirksamkeit ihrer Produktempfehlungen zu erhöhen. Meistens sind das demografische Merkmale wie Alter, Geschlecht und Wohnort.
Für Bibliotheken kommt zumindest eine grobe Segmentierung nach Altersgruppe und Wohnort in Frage. In Großstädten könnten so die Benutzer verschiedener Stadtteilbibliotheken unterschiedliche Newsletter bekommen. Auch ein Newsletter, der eher auf Kinder und Jugendliche zugeschnitten ist, könnte zusätzlich zum Erwachsenen-Newsletter verschickt werden, da sich die Veranstaltungen und Buchtipps doch sehr unterscheiden.
Wie man diese Segmentierung schon im Anmeldeformular vornehmen kann, zeigt ein Beispiel aus den USA: die Ypsilanti Public Library listet die verschiedenen Newsletter auf und gibt auch an, wie oft diese verschickt werden. Die Benutzer können sehr einfach alle Newsletter auswählen, die sie interessieren.
Wie oft sollten Bibliotheken E-Mail-Newsletter versenden?
Für die meisten Newsletter hat sich ein monatlicher Versand bewährt. In sehr großen Städten mit vielen Zweigstellen und Veranstaltungen könnte aber auch ein wöchentlicher Newsletter für den Gesamtbereich und ein monatlicher Newsletter für jede Zweigstelle verschickt werden.
Um den richtigen Versandrhythmus zu ermitteln, sollte nicht nur die Zahl der Veranstaltungshinweise, sondern auch die Öffnungsrate der E-Mails in Betracht gezogen werden. Sollte diese mit der Zeit immer niedriger werden, könnte das auch ein Zeichen dafür sein, dass der Newsletter zu oft verschickt wird.
Erste Schritte zum Newsletter
Newsletter lassen sich auf Plattformen wie Mailchimp leicht erstellen, technische Kenntnisse oder Design-Fähigkeiten sind nicht erforderlich. So hat Mailchimp hat eine große Auswahl an individualisierbaren Vorlagen.
Die Kosten sind überschaubar und wesentlich geringer als für viele andere Marketingmaßnahmen. Tipp: Um unnötige Kosten zu vermeiden, sollte ein Newsletter immer auch einen Link enthalten, der es den Lesern ermöglicht, sich von dem Newsletter abzumelden. So vermeidet man es, den Newsletter an Leute zu verschicken, die ihn nicht mehr erhalten möchten, zum Beispiel weil sie umgezogen sind. Im Laufe der Jahre kann sich das nämlich ganz schön summieren.
Natürlich sollte im Team der Bibliothek klar definiert sein, wer für die Erstellung des Newsletters verantwortlich ist. Das sollte aber immer mehr als nur eine Person sein, sodass der Newsletter nicht ausfällt, falls jemand im Urlaub oder krank ist.
Gut zu wissen: Hier auf der Mailchimp-Website gibt es umfangreiche Hinweise zur Newsletter-Gestaltung, aber auch viele Artikel zum Thema Marketingwissen insgesamt.